Organização, controle do fluxo e suporte digital são indispensáveis para trazer eficiência aos processos
Fazer a gestão do estoque é um desafio não só para farmácias de manipulação, mas para qualquer estabelecimento comercial que funcione nos moldes de uma loja. O desafio de comprar pelo melhor preço, procurar fornecedores de confiança e identificar os produtos mais necessários é trabalhoso e pode causar muitas dores de cabeça para o setor responsável, mas a boa notícia é que existem maneiras de simplificar esses processos.
Os estoques das farmácias devem ser dinâmicos e sempre capazes de suprir a demanda dos clientes, com prioridade para os produtos, embalagens, cápsulas e insumos de maior vendagem. A experiência do dia a dia do gestor faz a diferença na classificação dos ativos, mas existem recursos facilmente implementados, como a curva ABC, que ajudarão na precisão da gestão do estoque e compra.
Com essa rotina é possível saber quais são as matérias-primas fundamentais, mas o controle de pedidos traz precisão para os gastos, mostra as oportunidades de investimento em outros produtos para impulsionar suas vendas e ajuda na produção de relatórios, principalmente na criação dos indicadores de performance.
A fim de auxiliar no controle do estoque, a Fagron Technologies separou algumas dicas para aplicar no dia a dia da sua farmácia.
Estudar a demanda dos clientes
Se houver ciência sobre os pedidos dos clientes, mesmo que sejam médias de determinados períodos, comprar os insumos, embalagens e afins fica muito mais fácil. Apesar da clientela das farmácias magistrais variar entre clientes rotativos e fidelizados, é possível estabelecer padrões no volume de demanda, o que facilita os cálculos e orçamentos para abastecer o estoque.
Como dito acima, nada pode faltar, já que um produto, mesmo que seja raro, pode ser encomendado a qualquer hora. Os estoques preenchidos garantem o serviço para o cliente e agilizam o prazo para a entrega/retirada, fator que também influencia na decisão de adesão do consumidor. Muitas demandas são urgentes, por isso a prontidão para atender e produzir deve sempre ser uma prioridade.
Com o controle de pedidos e registro do uso dos insumos, a gestão do estoque impacta também no setor financeiro da farmácia. Comprar com consciência e na quantidade necessária para suprir os pedidos até a próxima reposição impede excessos e faltas enquanto mantém os gastos estáveis. Com tantos fornecedores disponíveis e preços que variam tanto, o gestor pode optar por rechear o estoque ou ser mais conservador, sempre atento às datas de validade, prazos para as entregas e volume de demanda.
Administrar o fluxo de pedidos e uso do estoque é simples quando há uma plataforma para organizar essas informações. Quando há a listagem das substâncias – com seus dados específicos, incluindo data de validade, lote e quantidade, o software responsável pela gestão é capaz de manter as informações atualizadas e produzir informativos e relatórios para que o farmacêutico possa analisar o fluxo e procurar melhores formas de repor o estoque.
Analisar a frequência de uso de matérias-primas e faturamento da farmácia
O mercado magistral conta com milhares de insumos para produzir medicamentos, cosméticos e produtos nutricionais, ou seja, a farmácia pode segmentar sua produção ou atuar com um pouco de tudo. De uma forma ou de outra, será preciso monitorar os produtos e conferir a frequência de uso de cada um na produção e, consequentemente, nas vendas. Se um determinado ativo é comprado aos montes e não traz retorno, é hora de diminuir ou cortar a adesão do mesmo a partir da análise de relatórios gerados pelos softwares contratados.
O estoque precisa ser eficiente e suprir as necessidades reais da farmácia. No caso de empresas menores, isso fica ainda mais acentuado, já que a verba para a reposição de insumos é menor e deve ser mais bem gasta. O ideal é que as reposições sejam planejadas com antecedência, já que o gestor terá a ajuda do software para entender os gastos e ganhos padrões da sua empresa.
Identificar oportunidades
A gestão do estoque é também a oportunidade para criar estratégias e impulsionar a venda de determinados produtos. Ao orçar as compras para reposição do estoque, o gestor e sua equipe podem criar metas de vendas, com foco em uma gama específica. Se as estratégias de divulgação forem voltadas para um grupo específico, como hidratantes ou um protetor solar, por exemplo, a farmácia consegue faturar mais e a rodagem dos insumos necessários para sua produção também aumentam.
Essas oportunidades cabem mais para cosméticos e produtos de beleza ou bem-estar, já que os medicamentos normalmente dependem das demandas de prescrição trazidas por cada cliente. Vale a pena criar uma espécie de controle e se aproveitar até da sazonalidade. Por que não investir na venda de hidratantes no balcão nessa época de clima mais frio que se aproxima do Brasil? A pele resseca e perde sua força e aparência. Já com seu medicamento prescrito em mãos, o cliente pode aderir a essa compra “extra” se bem instruído e convencido da necessidade do produto.
Tem ativo com a data de validade chegando? Vale a tentativa de criar uma campanha com foco na divulgação de produtos que tenham essa matéria-prima na composição. Desta forma a farmácia não perde o investimento e aumenta a divulgação da marca.
Uma dica simples como essa já é capaz de ressaltar a importância de treinar a equipe e possuir estratégias de divulgação em PDV e, principalmente, nas mídias digitais, temas que já discutimos em outras oportunidades.
Informatizar o controle
Chega de trabalhar com o famoso “olhômetro”. O ideal é fazer a gestão do seu estoque com a ajuda de plataformas que automatizem esse processo com segurança e sem margem de erro. Você já conhece o FórmulaCerta da Fagron Technologies, correto? Com a ajuda do software é possível cuidar dessa área tão importante do seu negócio e, a partir dele, colocar em prática o que foi descrito neste guia.
A realidade das farmácias hoje pede um suporte completo, se possível, de programas desenvolvidos para gestão, e não é apenas do estoque, mas também de pedidos, gama de clientes, desempenho, atendimento on-line e controle de finanças. Se analisarmos a fundo todas essas gestões, tudo está interligado e se conecta ao estoque. É hora de evoluir e agilizar os processos da sua farmácia, já que isso vai, com toda certeza, refletir nas vendas.
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