A competitividade do mercado magistral exige constantes atualizações por parte dos gestores, e o meio digital é o que mais oferece possibilidades de se manter em alta. Dentre tantas opções de softwares, aplicativos e serviços terceirizados, saber no que investir pode ser um desafio. É preciso se planejar, identificar os espaços que merecem atenção, preparar a equipe e colocar a mão na massa.
A iniciativa pode ser antecipada e não precisa ser criada em momento de crise, quando sua colocação no mercado começa a ficar prejudicada. Perder clientes para o concorrente que atende de forma mais ágil ou faz melhores preços é um indício de que a hora de se transformar já passou, e nesse caso fica difícil recuperar o tempo e o terreno perdidos.
Aqui listaremos sete serviços da sua farmácia de manipulação que podem ser melhorados com ajuda de um software.
- Fluxo de trabalho
Gerenciar as tarefas da equipe e controlar o tempo gasto em cada processo é fundamental para otimizar a produção da sua farmácia. Além disso, como as receitas podem passar por alguns profissionais durante o processo de internalização, vale a pena mapear a produção do medicamento/produto e registrar na plataforma em questão o andamento para que o consumidor possa retirar seu pedido com rapidez. Transparência com o cliente e organização são fatores imprescindíveis para o sucesso de uma empresa, e no setor magistral não é diferente.
Além disso, criar processos de trabalho é fundamental para diminuir o grau de rotatividade dos seus funcionários, aliviar problemas com a liderança e manter um clima organizacional agradável. Monitorar os processos é importante para montar equipes alinhadas e consistentes com o objetivo de melhorar, cada vez mais, os resultados da empresa.
Ter funcionários motivados e satisfeitos é um dos pilares que vai garantir o sucesso do seu negócio.
Atenção: para alcançar sucesso na gestão por indicadores é importante alinhar o novo momento com a equipe e deixar claro para todos quais são as metas e métricas que serão seguidas a partir de então.
Com a ajuda de um bom software, você pode monitorar: metas comparativas mês a mês de compras, vendas, estoque e custos; indicadores de gestão, como curva de clientes, ticket médio, evolução de vendas, margem de contribuição, entre outros.
- Atendimento virtual
Além de ser ótimo para divulgação, o meio digital e suas redes sociais se mostram cada vez mais eficientes para atender clientes, afinal, não há praticidade maior. Condicionar plataformas como o WhatsApp e o Facebook para receber pedidos e falar diretamente com clientes e seguidores vai agilizar o processo para ambas as partes, evitando formulários imensos e desgaste. Soma-se a isso a oportunidade de utilizar um gestor de mídias sociais, onde você terá tudo na mesma tela. Nada fica mais fácil do que isso!
Para ajudar a melhorar a administração das mídias sociais da sua farmácia, a Fagron Technologies desenvolve soluções que facilitam a gestão do negócio de modo a atender às obrigatoriedades legais e um consumidor cada vez mais exigente, sempre com o foco em sua lucratividade e crescimento.
- Gerenciamento de pedidos
Recebeu um pedido? Independentemente da forma que ele chegou – online ou pessoalmente, registrar em um sistema inteligente evita o acúmulo de arquivos, preenchimentos equivocados e gasto de papel. Além disso, é possível mudar o status do processo de produção, atualizar o cliente e automatizar sua farmácia, o que agrega valor à marca.
Se o seu software ainda não faz esse controle, uma forma de suprir essa necessidade temporariamente é criar planilhas e organizar os pedidos em alguma plataforma gratuita na rede. Apesar das fichas de papel ainda serem usadas em muitos lugares, vale a pena a adaptação para o meio digital. Porém, hoje o mercado já oferece sistemas com soluções intuitivas para resolver esse problema.
- Cotação de matéria-prima
Uma das maiores dificuldades de todo gestor de farmácias magistrais é escolher o fornecedor correto, para assim, economizar e realizar a melhor compra que alinhe preço e qualidade. Os preços variam muito, o tempo todo, e fica difícil comprar com convicção, mas com a ajuda de um software que gerencia o seu histórico de compras, essa tarefa se torna mais simples. Planejar as finanças do mês e o volume de produtos no estoque deixa de ser um desafio e se torna algo rotineiro.
Considerar o valor pago no ativo na hora de planejar uma promoção, por exemplo, também é importante. Para saber a margem de desconto que você pode praticar na sua farmácia é importante ter um indicador que aponte o ticket médio dos itens de maior valor agregado, por exemplo.
No processo de cotar substâncias e ativos, o farmacêutico deve criar uma relação de parceria com seus fornecedores, por isso suas habilidades de comunicação e negociação precisam ser afiadas. A qualidade do produto, rapidez na entrega, preços amigáveis e as formas de pagamento diferenciadas agradam as duas partes, e o grande vencedor nessa equação é o público final, que terá um produto de qualidade em mãos e vai, com certeza, voltar para a próxima encomenda.
- Capacitação da equipe
Os e-books e cursos a distância são uma forma muito simples de aprender algo rápido, por isso é uma boa tática utilizá-los para treinar a equipe. Existem plataformas, sites e empresas especializadas no mercado que cedem ou vendem esses materiais para as farmácias magistrais. Normalmente, os motivos mais importantes para se treinar a equipe são o atendimento no balcão, apresentação de um novo produto e a capacitação da equipe de propagandistas e farmacêuticos.
Treinar e colher resultados com isso demandam tempo e dedicação de todas as partes, por isso as ferramentas online disponíveis para capacitação podem ajudar tanto. O estudo desses materiais complementa o aprendizado no ambiente de trabalho e expande os conhecimentos do funcionário.
Não há dúvidas de que a qualidade do atendimento é um dos principais atrativos em um estabelecimento para o consumidor. Por isso, selecione bem seus colaboradores, mantendo-os em constante atualização e treinamento.
E não se esqueça de avaliar continuamente os níveis de satisfação e fidelidade de seus clientes, utilizando os resultados desta avaliação em sua farmácia para alinhar o perfil e postura de sua equipe às expectativas de quem chega à loja.
- Segurança dos dados
Precaução nunca é um exagero. Guardar as informações privadas da sua empresa, como as finanças e os cadastros dos clientes, é um compromisso firmado pelo farmacêutico, por isso é recomendado ter um serviço personalizado de backup. Salvar essas informações em um servidor seguro e de fácil acesso é quase uma obrigação de toda empresa. Além da segurança, os backups ajudam também contra imprevistos, como um problema ou troca dos computadores.
Organize-se para encontrar sempre os melhores fornecedores e a melhor solução, que não apenas instale e venda o sistema, mas faça o gerenciamento e atualizações constantes, deixando seu ambiente seguro para enfrentar 2018, ano de muita transformação e inovação tecnológica.
- Gestão empresarial
Já tem controle sobre os itens anteriores? É hora de pensar em inovar, personalizar e analisar o crescimento da sua marca. Como dito anteriormente, a hora de mudar não é quando você fica para trás no mercado, mas sim quando há recursos e vontade de fazer diferente.
Ter um planejamento é fundamental para crescer em 2018, e para isso é necessário discutir as principais metas e estratégias para garantir um ano positivo aos negócios. Os esforços devem agregar todos os departamentos e ajudar a empresa a ter mais tranquilidade nos próximos anos.
Planejamento feito, é hora de colocar em prática. Com uma gestão eficiente, o planejamento sai do papel. Com sistemas de gerenciamentos efetivos, é mais simples compreender a sazonalidade do setor, administrar estoques para cada época e estar preparado para mudanças de última hora que possam influenciar as vendas.
Entre em contato com a Fagron para entender a atual situação do seu negócio e saber a gama de possibilidades de crescimento. Nossa equipe está pronta para atendê-lo e participar do seu sucesso.
